Gestió del temps
Gestió de Projectes
Gestió de Persones
25 eines infal·libles per al teletreball
El seu ús facilita el treball remot tant de forma individual com en equip. Hi ha eines per a comunicació, reunions, emmagatzematge, enviament d'arxius, gestió de tasques, creativitat, productivitat i integració
Per tal de facilitar la integració de l'entorn digital en els processos de treball, presentem 25 eines infal·libles per mantenir la productivitat, els fluxos i ritmes habituals.
- Comunicació
- Reunions
- Emmagatzemar i compartir fitxers
- Enviar fitxers
- Gestió de Tasques i Projectes
- Gestor de correu electrònic
- Creativitat
- Productivitat
- Necessitats particulars
- Solucions Completes
- Integració
Comunicació
Slack
És una eina que permet als membres duna empresa col·laborar i mantenir la comunicació mitjançant la creació de converses en grup (canals). Aquests es poden utilitzar per organitzar projectes, conversar sobre temes com ara reunions o esdeveniments, i mantenir la comunicació entre els membres d'un equip especialitzat. S'hi pot accedir des d'un ordinador o una aplicació mòbil. Algunes de les característiques més importants són:
Creació de canals entre diferents empreses per comunicar-se amb clients, proveïdors o socis. Aquests canals poden ser oberts o tancats de manera que qualsevol s'hi pugui unir o es necessiti una invitació.
Permet la integració amb altres eines per fer-ne ús directament des de l'aplicació i compartir tot tipus de documents, imatges i recursos: Google Drive, Calendar, Salesforce, Outlook, Gmail, Zoom o Trello. Utilització d'estats per indicar la situació de qualsevol membre i que aquest no sigui interromput. És especialment útil per a pauses, reunions, vacances, absències, trucades o esdeveniments; i facilita així poder contactar amb ells quan el moment sigui més adequat.
Hangouts
L'aplicació G Suite es divideix en un apartat de xat i un altre de trucades de vídeo anomenat Meet. Permet compartir pantalla i la integració amb gairebé tots els altres productes del desenvolupador de Google. La interfície és senzilla i no necessita complements. Podeu accedir a les reunions directament des d'un esdeveniment de calendari o una invitació de correu electrònic.
Una característica rellevant és que es poden mantenir les trucades privades o retransmetre's a YouTube, cosa que permet molts més participants i que qualsevol pugui fer preguntes a l'interlocutor. Des de Google asseguren que l'edició Enterprise “crea un número telefònic d'accés per a cada reunió, per tant tots els convidats tenen una gran experiència fins i tot encara que estiguin viatjant i no tinguin Wi-Fi ni dades”.
Microsoft Teams
És el centre de treball remot de Microsoft. Entre les seves funcions trobem xatejar de manera grupal o individual, crear reunions per videoconferència de fins a 10.000 persones, trucar amb el sistema telefònic propi i treballar de manera col·laborativa dins de la Suite Office 365. D'aquesta manera es poden consultar, compartir i editar documents de Word, presentacions de PowerPoint i fulls de càlcul dExcel en temps real, entre membres de lequip.
Reunions
Zoom
És una eina de conferència remota allotjada al núvol, que permet trucades de vídeo i àudio fins a per a 1.000 participants, podent veure fins a 49 vídeos en pantalla. A més, fa possible enregistrar les converses de manera local o al núvol i es poden afegir transcripcions generades automàticament per Intel·ligència Artificial.
Una de les funcionalitats més interessants és la capacitat per fer anotacions col·laboratives en compartir pantalles de manera simultània, i opcions com ara votacions, preguntes i respostes, reclamar l'atenció aixecant la mà virtualment o indicadors d'atenció dels assistents; garantint reunions interactives. Entre les peculiaritats d'aquesta aplicació hi ha les funcions de retocar aparença i utilitzar fons virtuals, de manera que encara que l'entorn no sigui el més adequat es pugui fer passar per un de professional.
Whereby
Es tracta d'una eina de reunions mitjançant vídeo que es pot utilitzar des de qualsevol navegador (fins i tot mòbil) sense necessitat de descarregar una aplicació. Per assistir a les reunions no cal iniciar sessió encara que sí per organitzar-les, per la qual cosa és una opció ràpida i senzilla. Whereby permet fins a 50 participants i inclou funcionalitats com compartir pantalles, enregistrament d'aquestes i personalització dels enllaços per accedir a les reunions.
Adobe Connect
És l'eina de videoconferència d'Adobe. La seva característica principal és que permet una total personalització de la interfície, per adaptar-se a cada necessitat en cada moment; fent les reunions inversives i interactives. En el disseny es poden habilitar diferents elements a la pantalla: xat, vídeo, enquestes, simulacions, anotacions. A més, els interlocutors poden dissenyar la disposició de la pantalla de manera col·laborativa.
Emmagatzemar i compartir fitxers
Google Drive
Gestor d'emmagatzematge al núvol que permet guardar qualsevol fitxer com a documents, fulls de càlcul, presentacions o altres elements, no només de Google sinó també d'altres desenvolupadors com Microsoft Office. Permet compartir-los amb altres usuaris i que aquests puguin veure'ls, descarregar-los i treballar-hi sense necessitat d'enviar adjunts per correu electrònic. S'hi pot accedir a través de navegadors web, dispositius mòbils o ordinadors.
La funcionalitat més important és que possibilita el treball col·laboratiu de manera simultània per als membres seleccionats en temps real. Aquests poden fer comentaris sobre l'activitat dels altres per retroalimentar-se i fer modificacions al moment. Un altre dels elements útils per als equips són Google Forms per realitzar enquestes de manera interna i conèixer les opinions sobre qualsevol tema o problema que sorgeixi a l'empresa.
Dropbox
És un servei d'allotjament d'arxius multiplataforma al núvol, que permet als usuaris emmagatzemar i sincronitzar fitxers en línia, entre dispositius i compartir-los amb altres usuaris. S'integra amb programari com Trello, Zapier o Salesforce
Dropbox inclou a més Paper, una eina de treball col·laboratiu en equip. Aquesta fa possible crear llistes amb dates de lliurament, seguiment d'agenda, afegir fitxers i deixar valoracions en temps real. Permet compartir tot tipus de contingut des de llistes de verificació, taules, gif animats, emoticones, fitxers, enllaços o fins i tot clips de SoundCloud i enllaços de YouTube. Una altra de les seves característiques interessants són les seves plantilles, creades específicament per a processos com ara pluges d'idees, actes de reunions o plans de gestió de projectes.
iWork
La suite ofimàtica d'Apple permet sincronitzar Pages, Numbers i Keynote amb iCloud, de manera que tot un equip pot veure i editar documents des del navegador web de qualsevol dels dispositius iPhone, iPad, Mac o des de PC.
Enviar fitxers
We Transfer
És un servei que es basa en la transferència de fitxers de grans dimensions via online. El seu funcionament és molt senzill, ja que només cal arrossegar el contingut que volem enviar i completar un formulari similar al d'un correu electrònic: destinatari, remitent, missatge… Permet fins i tot protegir els fitxers amb una contrasenya.
A més d'aquest servei, We Transfer compta amb altres serveis molt enfocats a la indústria creativa. Paste és una eina per presentar idees creatives en equip bé a un client o altres empleats. Collect permet crear taulers col·laboratius als quals afegir enllaços, imatges, vídeos o cançons que es poden compartir i organitzar per fer moodboards, brainstormings o tractaments de producció.
Ydray
Permet l'enviament de fitxers sense registre previ utilitzant únicament una adreça de correu electrònic o generant un enllaç que permetrà compartir-ho amb qualsevol persona. És un servei gratuït fins a una capacitat de 5Gb, 20 destinataris i 50 fitxers. Les opcions de pagament permeten ampliar aquestes característiques.
Gestió de Tasques i Projectes
Trello
És un organitzador de tasques en equip que mitjançant diferents taulers permet organitzar i prioritzar projectes de manera flexible. Cada tasca s'organitza en una targeta que permet adjuntar llistes, enllaços, continguts i dates de venciment, així com classificar-les amb etiquetes i esmentar els membres implicats en cadascuna.
Monday
Sistema que opera com a centre de treball virtual. Això permet una vista panoràmica de tots els processos que cal fer. Inclou la realització de tasques de manera automàtica i fusionar plantilles segons les necessitats de cada empleat. En integrar-se amb altres eines, a més, possibilita centralitzar processos, coordinar objectius, assignar recursos i establir prioritats de manera senzilla entre els membres de l'equip. Permet el desenvolupament de complements, ginys, fluxos de treball i aplicacions personalitzades.
Tick Tick o Todoist
Són organitzadors que permet afegir tasques a fer i rebre recordatoris des del calendari per no perdre les dates de lliurament. Fa possible el treball en equip compartint les llistes, assignant tasques a altres membres i afegir comentaris a les tasques. Se sincronitza amb multitud de dispositius, inclosos els smartwatches.
Organitzador de projectes i llistes de tasques que permet veure en què cada membre de l'equip està treballant en un moment determinat. Permet afegir anuncis, llistes de tasques, calendaritzar accions o esdeveniments, compartir documents i fitxers; així com parlar mitjançant un xat dequip.
Idonethis
És una eina de control d'activitat en equip. Els membres de l'equip entren cada dia via correu electrònic o en un cercador. Després d'això, poden afegir les seves tasques, veure quines estan en procés i quines no es poden fer i com resoldre aquesta situació. D'altra banda, proporciona dades dels progressos i l'organització de l'equip per facilitar la presa de decisions.
Gestor de correu electrònic
Spark
És un gestor de comptes de correu electrònic. Destaca per funcions com la priorització intel·ligent de missatges de persones reals davant de butlletins, la creació d'equips per comentar mails de manera privada (es poden delegar correus a altres membres de l'equip), la possibilitat de crear esborranys compartits, les plantilles per respondre a missatges habituals o la capacitat per posposar els correus i que els recordi en un altre moment (o fins i tot donar seguiment a correus importants).
Creativitat
Mindnode
És una eina per conceptualitzar idees, elaborar mapes mentals i processos de brainstorming. És una eina molt visual que ajuda a ordenar i posar per escrit les idees que van sorgint en un equip. Permet utilitzar etiquetes, notes, stickers, apunts i fins i tot es poden relacionar amb altres tasques i altres idees que vagin apareixent.
Stormboard
És similar a una pissarra virtual, s'hi poden capturar, organitzar, comentar i prioritzar idees; a més d'apunts i anotacions. D'aquesta manera es poden crear plans i projectes, assignar tasques als membres de l'equip, donar feedback, establir dates de lliurament i objectius. Per poder col·laborar en equip permet a més a més exportar els documents generats a Microsoft Word, PowerPoint o Excel.
Productivitat
Tot allò que necessites per al control horari de la teva empresa ia més el seguiment dels projectes i tasques, controla les hores en cada tasca i comprova la productivitat de les teves empreses per treballador, departament o centre de treball.
Teamleader
La plataforma unifica CRM, gestió de projectes, facturació, suport i gestió d'incidències. Se centra més en la relació amb els clients que no pas en el treball en equip. Permet gestionar la base de dades de contactes i clients, enviar o automatitzar les factures de forma professional, gestionar els projectes (informa dels que funcionen bé i quins necessiten més atenció de manera que el temps emprat queda registrat per millorar la rendibilitat) .
Focusmat
Es tracta d'un company de treball virtual que ajuda a deixar de “procrastinar” ia realitzar un treball de manera efectiva basat en la premissa psicològica que “treballar amb vigilància obliga a l'ésser humà a comprometre's amb la realització de les seves tasques independentment de la seva força de voluntat; rebutjant les distraccions i interrupcions mentre està treballant”.
Chimp or Champ
És una eina que permet conèixer la productivitat dels treballadors, així com la seva satisfacció amb el seu lloc i la seva involucració. Mesura de manera anònima el ritme de l'equip i promet millorar la productivitat de cada membre. D'aquesta manera, els empleats se senten més escoltats i motivats en la seva activitat laboral.
Github
És una aplicació per al desenvolupament de programari i codi centrada en el treball en equip. Permet als usuaris adquirir rols als equips i garantir permisos dins d'ells. L'eina compta amb un xat amb eines de moderació per mantenir la concentració als projectes. És de codi obert i entre les seves funcions té una opció per establir guies comunitàries o codis de conducta.
Solucions Completes
Zoho Remotely
La companyia Zoho ha decidit recentment posar a l'abast de qualsevol suite d'aplicacions Zoho Remotely de forma gratuïta. Es tracta d'una Suite d'11 aplicacions al núvol, que permet als usuaris estar connectats, col·laborar, fer seguiment de la seva feina i donar suport a clients des de qualsevol lloc del món. Entre elles destaquen una plataforma per a missatgeria instantània, una altra per a videoconferències, de formació en línia, maneig de projectes, ofimàtica col·laborativa (presentacions, fulls de càlcul i processador de textos); així com de gestió de fitxers i programari de suport remot.
Integració
Zapier
És un servei web dautomatització de tasques que permet la integració amb gairebé totes les eines i aplicacions anteriors. Aquestes es connecten entre elles per establir fluxos de treball i operacions no disponibles a les seves plataformes sense necessitat de supervisió humana. A més, és molt útil per desenvolupar programes personalitzats a mida per a la teva empresa.
