Com fer un bon onboarding: guia pràctica per a RRHH

Gairebé la meitat dels empleats s'ha plantejat deixar la seva empresa després del primer dia de feina. No és una xifra aïllada: és el símptoma d'alguna cosa que moltes organitzacions continuen tractant com un tràmit administratiu quan en realitat és un dels processos amb més impacte directe en la retenció de talent. Saber com fer un bon onboarding —no només "rebre bé" algú el primer dia— és el que marca la diferència entre que aquella persona es quedi tres anys o busqui una altra oferta la primera setmana.

Segons Brandon Hall Group, un dels estudis més citats sobre el tema, les organitzacions amb un procés d'onboarding sòlid milloren la retenció de noves contractacions fins a un 82%, i la seva productivitat en més d'un 70%. La SHRM (Society for Human Resource Management), per la seva banda, estima que la rotació pot arribar al 50% durant els primers 18 mesos d'ocupació. Darrere d'aquesta rotació hi ha un cost molt concret: substituir un empleat pot suposar entre el 30% i el 50% del seu salari anual, comptant selecció, formació i pèrdua de productivitat.

Què és realment l'onboarding (i per què no és només "el primer dia")

L'onboarding és el procés estructurat que acompanya una nova incorporació des d'abans del seu primer dia fins a la seva integració real a l'equip. Confondre'l amb "ensenyar-li l'oficina i donar-lo d'alta a les eines" és el primer error habitual: un bon onboarding cobreix l'acollida administrativa, però també la cultura de l'empresa, la formació inicial i la construcció de relacions dins l'equip.

Les fases clau d'un procés d'onboarding

Els processos d'onboarding que millor funcionen solen estructurar-se en moments clars, cadascun amb el seu objectiu:

• Preboarding (abans del primer dia): contracte, documentació i accessos preparats amb antelació, perquè el primer dia no es perdi en paperassa.
• Dia 1: benvinguda, presentació a l'equip i primeres eines de treball. És el moment de més impacte emocional, i també el més fàcil d'arruïnar amb desorganització.
• Primera setmana: formació en processos i cultura, assignació d'un mentor o "buddy" que resolgui dubtes del dia a dia.
• 30-60-90 dies: objectius progressius i revisions periòdiques per comprovar que la incorporació avança com hauria de fer-ho, no només que "no hi ha hagut problemes".

Els errors més comuns en dissenyar un onboarding

• Tractar-lo com un esdeveniment d'un dia, en lloc d'un procés de diverses setmanes.
• No assignar una persona de referència a la qual el nou empleat pugui acudir sense sentir que "molesta".
• Sobrecarregar d'informació les primeres hores, en lloc de repartir-la al llarg de la primera setmana.
• No fer seguiment real: més d'una quarta part dels empleats afirma no haver rebut prou suport durant la seva incorporació, i moltes vegades RRHH no se n'assabenta fins que la persona ja ha decidit marxar.

Bones pràctiques per a un onboarding que funciona

No cal un procés perfecte ni sofisticat: cal un procés consistent, amb fases clares, responsables definits i seguiment real.

• Fes servir una checklist que garanteixi que cada nova incorporació passa pels mateixos passos, sense dependre que algú se'n recordi de fer-ho bé. Un flux de treball de RRHH automatitzat ajuda que això no depengui de la memòria de ningú.
• Implica els managers, no només RRHH. Un responsable que dedica temps a l'acollida (una xerrada, dinar amb l'equip el primer dia) marca una diferència real en com se sent la persona.
• Centralitza la documentació del nou empleat —contracte, polítiques internes, formació— en un únic lloc accessible, en lloc de repartir-la entre correus i carpetes soltes.
• Tingues visibilitat del progrés real de cada incorporació durant les seves primeres setmanes, recolzant-te en l'organigrama de l'empresa per veure on encaixa cada persona, no només de la paperassa inicial.

A Clockio, per exemple, els documents de la nova incorporació es poden enviar de forma automàtica i queden centralitzats des del primer dia, sense dependre de correus solts, gràcies a la gestió documental. El mateix empleat els pot signar des de l'app amb signatura electrònica, amb tota la seva documentació visible i accessible en un sol lloc, cosa que evita neguits innecessaris en aquests primers dies i dona transparència real tant a la persona com a RRHH sobre en quin punt del procés es troba. Tota aquesta informació queda a més centralitzada a la gestió de persones, junt amb la resta de contractes i dades de l'equip.

Checklist ràpida d'onboarding

Per tenir a mà l'essencial de com fer un bon onboarding:

• Contracte, accessos i documentació llestos abans del primer dia.
• Benvinguda i presentació a l'equip el dia 1, sense sobrecàrrega d'informació.
• Un "buddy" o persona de referència assignada des de la primera setmana.
• Objectius clars a 30, 60 i 90 dies, no només per a la primera setmana.
• Enquesta de satisfacció a cadascuna d'aquestes fites, no només al final.
• Seguiment actiu per part de RRHH, no només del manager directe.

Com saber si el teu onboarding funciona

Un onboarding no es valora perquè "no hi ha hagut incidències", sinó amb indicadors concrets:

• Taxa de retenció als 90 dies i a l'any de les noves incorporacions.
• Temps fins a assolir la productivitat esperada al lloc de treball.
• Enquestes de satisfacció als 30, 60 i 90 dies, no només una al final del procés.

Preguntes freqüents sobre l'onboarding

Quant hauria de durar un bon procés d'onboarding? La majoria de bones pràctiques recomanen allargar-lo com a mínim fins als 90 dies, amb fites clares a cada etapa, no només la primera setmana.

Cal un programari específic per fer onboarding? No és imprescindible, però centralitzar documentació, tasques i seguiment en una sola eina redueix molt el risc que alguna cosa es perdi entre correus i fulls de càlcul solts.

Quin impacte té un mal onboarding a llarg termini? Més enllà de la rotació prematura, un onboarding pobre afecta la productivitat de la persona durant mesos i la percepció general de l'empresa com a ocupador.

Quant costa un mal onboarding a l'empresa? Substituir un empleat pot suposar entre el 30% i el 50% del seu salari anual, segons la SHRM, comptant selecció, formació i pèrdua de productivitat durant la transició.

Fonts consultades:
PeopleForce — Onboarding estratégico en RRHH: cómo impacta en la retención de personal
Beetrics — Onboarding y retención temprana: por qué el talento nuevo se va en los primeros meses
Michael Page — Cómo hacer un buen onboarding a nuevos empleados

👉 Necessites una aplicació de Control Horari que compleixi al 100% amb la Llei, actual i futura?
Prova Clockio durant 15 dies, sense cost i sense límit de funcionalitats.