Com fomentar el teletreball amb les millors eines

Eines col·laboratives per al teletreball

L'ús d'aquestes eines faciliten el treball remot, tant de manera individual com de manera col·laborativa.

En aquest llistat d'eines per a fer teletreball, trobaràs aplicacions per a la comunicació, reunions, emmagatzematge, enviament d'arxius, gestió de tasques, creativitat, productivitat i integració. Amb la finalitat de facilitar la integració de l'entorn digital en els processos de treball, presentem 25 eines infal·libles per a mantenir la productivitat, els fluxos i ritmes habituals.

Eines de comunicació

Slack és una eina que permet als membres d'una empresa col·laborar i mantenir la comunicació mitjançant la creació de converses en grup (canals). Aquests es poden utilitzar per a organitzar projectes, conversar sobre temis com a reunions o esdeveniments, i mantenir la comunicació entre els membres d'un equip especialitzat. Es pot accedir a ella des d'un ordinador o una aplicació mòbil. Algunes de les seves característiques més importants són:

• Creació de canals entre diferents empreses per a comunicar-se amb clients, proveïdors o socis. Aquests canals poden ser oberts o tancats de manera que qualsevol pugui unir-se a ells o es necessiti una invitació.
• Permet la integració amb altres eines per a fer ús d'elles directament des de l'aplicació i compartir tot tipus de documents, imatges i recursos: Google Drive, Calendar, Salesforce, Outlook, Gmail, Zoom o Trello. Utilització d'estats per a indicar la situació de qualsevol membre i que aquest no sigui interromput. És especialment útil per a pauses, reunions, vacances, absències, crides o esdeveniments; i facilita així el poder contactar amb ells quan el moment sigui més adequat.

Hangouts és una aplicació de Google Suite que ens oferir un apartat de xat i un altre de videotelefonades denominat Google Meet. Permet compartir pantalla i la integració amb gairebé tots els altres productes de Google. La interfície és senzilla i no necessita complements. Es pot accedir a les reunions directament des d'un esdeveniment de calendari o una invitació de correu electrònic.

Una característica rellevant és que es poden mantenir les crides privades o retransmetre's en YouTube, la qual cosa permet molts més participants i que qualsevol pugui fer preguntes a l'interlocutor. Des de Google asseguren que l'edició Enterprise “crea un número telefònic d'accés per a cada reunió, per la qual cosa tots els convidats tenen una gran experiència fins i tot encara que estiguin viatjant i no tinguin Wi-Fi ni dades”.

Microsoft Teams és el centre de treball remot de Microsoft. Entre les seves funcions trobem xatejar de manera grupal o individual, crear reunions per videoconferència de fins a 10.000 persones, cridar amb el seu sistema telefònic propi i treballar de manera col·laborativa dins de la Suite Office 365. D'aquesta manera es poden consultar, compartir i editar documents de Word, presentacions de PowerPoint i fulls de càlcul d'Excel en temps real, entre membres de l'equip.

Eines per a reunions

Zoom és una eina de conferència remota allotjada en el núvol, que permet anomenades de vídeo i àudio fins per a 1.000 participants, podent veure fins a 49 vídeos en pantalla. A més, fa possible gravar les converses de manera local o en el núvol i es poden afegir transcripcions generades automàticament per Intel·ligència Artificial.

Una de les funcionalitats més interessants és la capacitat per a realitzar anotacions col·laboratives en compartir pantalles de manera simultània, i opcions com a votacions, preguntes i respostes, reclamar l'atenció aixecant la mà virtualment o indicadors d'atenció dels assistents; garantint reunions interactives. Entre les peculiaritats d'aquesta aplicació es troben les funcions de retocar aparença i utilitzar fons virtuals, de manera que encara que l'entorn no sigui el més adequat es pugui fer passar per un professional.

Whereby és una eina de reunions a través de vídeo que es pot utilitzar des de qualsevol navegador (fins i tot mòbil) sense necessitat de descarregar una aplicació. Per a assistir a les reunions no és necessari iniciar sessió encara que sí per a organitzar-les, per la qual cosa és una opció ràpida i senzilla. Whereby permet fins a 50 participants i inclou funcionalitats com compartir pantalles, gravació d'aquestes i personalització dels enllaços per a accedir a les reunions.

Tova Connect és l'eina de videoconferència d'Adobe . El seu principal característica és que permet una personalització completi de la interfície, per a adaptar-se a les necesidadades del moment; fent les reunions inversivas i interactives. En el seu disseny es poden habilitar diferents elements en la pantalla: xat, vídeo, enquestes, simulacions, anotacions. A més els interlocutors poden dissenyar la disposició de la pantalla de manera col·laborativa.

Eines per a emmagatzemar i compartir arxius

Google Drive és un gestor d'emmagatzematge en el núvol que permet desar qualsevol arxiu com a documents, fulls de càlcul, presentacions o altres elements, no sols de Google si no també d'altres desarolladores com Microsoft Office. Permet compartir-los amb altres usuaris i que aquests puguin veure'ls, descarregar-los i treballar en ells sense necessitat d'enviar adjunts per correu electrònic. Es pot accedir a ell a través de navegadors web, dispositius mòbils o ordinadors.

La funcionalitat més important és que possibilita el treball col·laboratiu de manera simultània per als membres seleccionats en temps real. Aquests poden realitzar comentaris sobre l'activitat dels altres per a retroalimentar-se i així fer modificacions al moment. Un altre dels elements útils per als equips són Google Forms per a realitzar enquestes de manera interna i conèixer les opinions referent a qualsevol tema o problema que sorgeixi en l'empresa.

Dropbox és un servei d'allotjament d'arxius multiplataforma en el núvol, que permet als usuaris emmagatzemar i sincronitzar arxius en línia, entre dispositius i compartir-los amb altres usuaris. S'integra amb programari com Trello, Zapier o Salesforce.

Dropbox inclou ademas Paper, una eina de treball col·laboratiu en equip. Aquesta fa possible crear llistes amb dates de lliurament, seguiment d'agendes, afegir arxius i deixar valoracions en temps real. Permet compartir tot tipus de contingut des de llistes de verificació, taules, gif animats, emoticones, arxius, enllaços o fins i tot clips de SoundCloud i enllaços de YouTube. Una altra de les seves característiques interessants són les seves plantilles, creades específicament per a processos com a pluges d'idees, actes de reunions o plans de gestió de projectes.

iWork forma part del paquet  ofimàtic d'Apple , i permet sincronitzar Pages, Numbers i Keynote amb iCloud, de manera que tot un equip pot veure i editar documents des del navegador web de qualsevol dels seus dispositius iPhone, iPad, Mac o des de PC.

Eines per a enviar fitxers

We Transfer és un servei que es basa en la transferència d'arxius de gran grandària via en línia. El seu funcionament és molt senzill, ja que n'hi ha prou amb arrossegar el contingut que volem enviar i completar un formulari similar al d'un correu electrònic: destinatari, remitent, missatge… Permet fins i tot protegir els arxius amb una contrasenya.

A més d'aquest servei We Transfer compta amb altres serveis molt enfocats a la indústria creativa. Pasturi és una eina per a presentar idees creatives en equip bé a un client o a altres empleats. Collect permet crear taulers col·laboratius als quals afegir enllaços, imatges, vídeos o cançons que poden compartir-se i organitzar-se per a realitzar moodboards, brainstormings o tractaments de producció.

Ydray permet l'enviament d'arxius sense registre previ utilitzant únicament una adreça d'email o generant un enllaç que permetrà compartir-lo amb qualsevol persona. És un servei gratuït fins a una capacitat de 5Gb, 20 destinataris i 50 arxius. Les seves opcions de pagament permeten ampliar aquestes característiques.

Eines per a la gestió de projectes i la gestió de tasques

Trello és un organitzador de tasques en equip que mitjançant diferents taulers permet organitzar i prioritzar projectes de manera flexible. Cada tasca s'organitza en una targeta que al seu torn permet adjuntar llistes, enllaços, continguts i dates de venciment, així com classificar-les amb etiquetes i esmentar els membres implicats en cadascuna.

Monday és un sistema que opera com un centre de treball virtual. Això permet una vista panoràmica de tots els processos que cal realitzar. Inclou la realització de tasques de manera automàtica i fusionar plantilles segons les necessitats de cada empleat. En integrar-se amb altres eines a més possibilita centralitzar processos, coordinar objectius, assignar recursos i establir prioritats de manera senzilla entre els membres de l'equip. Permet el desenvolupament de complements, ginys, fluxos de treball i aplicacions personalitzades.

Tick Tick o Todoist, tots dos són organitzadors que permet afegir tasques que fer i rebre recordatoris des del calendari per a no perdre les dates de lliurament. Fa possible el treball en equip compartint les llistes, assignant tasques a altres membres i agregar comentaris a les tasques. Se sincronitza amb multitud de dispositius, inclosos smartwatches.

IDoneThis és una eina de control d'activitat en equip. Els membres de l'equip entren cada dia via email o en un cercador. Després d'això poden afegir les seves tasques, veure quins estan en procés i quins no es poden fer i com resoldre aquesta situació. D'altra banda proporciona dades dels progressos i l'organització de l'equip per a facilitar la presa de decisions.

Eines per a la gestió del correu electrònic

Spark és un gestor de comptes d'email. Destaca per funcions com la priorització intel·ligent de missatges de persones reals enfront de butlletins, la creació d'equips per a comentar mails de manera privada (es poden delegar correus a altres membres de l'equip), la possibilitat de crear esborranys compartits, les plantilles per a respondre a missatges habituals o la capacitat per a posposar els correus i que els recordi en un altre moment (o fins i tot donar seguiment a correus importants).

Eines per a potenciar la creativitat

Mindnode és una eina pensada per a la conceptualització d'idees, elaboració de mapes mentals i processos de brainstorming. Es tracta d'una eina molt visual que ajuda a ordenar i posar per escrit les idees que van sorgint en un equip. Permet la utilització etiquetes, notes, stickers, apunts i fins i tot es poden relacionar amb altres tasques i altres idees que vagin apareixent.

Stormboard és similar a una pissarra virtual, en ella es poden capturar, organitzar, comentar i prioritzar idees; a més d'apunts i anotacions. D'aquesta manera es poden crear plans i projectes, assignar tasques als membres de l'equip, donar feedback, establir dates de lliurament i objectius. Per a poder col·laborar en equip permet a més exportar els documents generats a Microsoft Word, PowerPoint o Excel.

Eines per a augmentar la productivitat

Clockio és molt més que una simple aplicació per a registrar les hores de teletreball. Permet gestionar el portal de l'empleat, i la gestió projectes i tasques, amb un sistema multi panell amb la metodologia Kanban, podent imputar i comptar les hores treballades en els projectes. Inclou també un Canal de Denúncies, obligatori per a empreses de més de 50 treballadors. Descobreix més sobre el Control Horari per al Teletreball.

Teamleader és una plataforma que unifica CRM, gestió de projectes, facturació, suport i gestió d'incidències. Se centra més en la relació amb els clients que en el treball en equip. Permet gestionar la base de dades de contactes i clients, enviar o automatitzar les factures de manera professional, gestionar els projectes (informa dels que funcionen bé i quins necessiten més atenció de manera que el temps emprat en ells queda registrat per a millorar la rendibilitat).

Focusmate és un company de treball virtual que t'ajuda a deixar de "procrastinar", i a fer el teu treball de manera efectiva basat en la premissa psicològica que "treballar amb vigilància" obliga l'ésser humà a comprometre's amb la realització de les seves tasques independentment de la seva força de voluntat; rebutjant les distraccions i interrupcions mentre està treballant".

Github és una aplicació per a desenvolupament de programari i codi centrada en el treball en equip. Permet als usuaris adquirir rols en els equips i garantir permisos dins d'ells. L'eina compta amb un xat amb eines de moderació per a mantenir la concentració en els projectes. És de codi obert i entre les seves funcions compta amb una opció per a establir guies comunitàries o codis de conducta.

Solucions completes

Zoho Remotely posa a l'abast de qualsevol la suite d'aplicacions Zoho de manera gratuïta. Es tracta d'una Suite d'11 aplicacions en el núvol, que permet als seus usuaris estar connectats, col·laborar, fer seguiment del seu treball i donar suport a clients des de qualsevol part del món. Entre elles destaquen una plataforma per a missatgeria instantània, una altra per a videoconferències, de formació en línia, maneig de projectes, ofimàtica col·laborativa (presentacions, fulls de càlcul i processador de textos); així com de gestió d'arxius i programari de suport remot.

Solucions per a la integració entre eines

Zapier és un servei web d'automatització de tasques que permet la integració amb gairebé totes les eines i aplicacions anteriors. Aquestes es connecten entre elles per a establir fluxos de treball i operacions no disponibles en les seves plataformes sense necessitat de supervisió humana. És a més molt útil per a desenvolupar programes personalitzats a mesura per a la teva empresa.