fbpx

El seu ús facilita el treball remot tant de forma individual com en equip Hi ha eines per comunicació, reunions, emmagatzematge, enviament d’arxius, gestió de tasques, creativitat, productivitat i integració
Per tal de facilitar la integració de l’entorn digital en els processos de treball, vam presentar 25 eines infal·libles per mantenir la productivitat, els fluxos i ritmes habituals.

  • Comunicació
  • Reunions
  • Emmagatzemar i compartir arxius
  • Enviar arxius
  • Gestió de Tasques i Projectes
  • Gestor de correu electrònic
  • Creativitat
  • Productivitat
  • Necessitats Particulars
  • Solucions Completes
  • Integració

Comunicació

Slack

És una eina que permet als membres d’una empresa col·laborar i mantenir la comunicació mitjançant la creació de converses en grup (canals). Aquests es poden utilitzar per organitzar projectes, conversar sobre temes com reunions o esdeveniments, i mantenir la comunicació entre els membres d’un equip especialitzat. Es pot accedir-hi des d’un ordinador o una aplicació mòbil. Algunes de les seves característiques més importants són:

Creació de canals entre diferents empreses per comunicar-se amb clients, proveïdors o socis. Aquests canals poden ser oberts o tancats de manera que qualsevol pugui unir-se a ells o es necessiti una invitació.
Permet la integració amb altres eines per fer-ne ús directament des de l’aplicació i compartir tot tipus de documents, imatges i recursos: Google Drive, Calendar, Salesforce, Outlook, Gmail, Zoom o Trello.Utilització d’estats per indicar la situació de qualsevol membre i que aquest no sigui interromput. És especialment útil per a pauses, reunions, vacances, absències, trucades o esdeveniments; i facilita així el poder contactar amb ells quan el moment sigui més adequat.

Hangouts

L’aplicació de G Suite es divideix en un apartat de xat i un altre de videotrucades denominat Meet. Permet compartir pantalla i la integració amb gairebé tots els altres productes de l’desenvolupador Google. La interfície és senzilla i no necessita complements. Es pot accedir a les reunions directament des d’un esdeveniment de calendari o una invitació de correu electrònic.

Una característica rellevant és que es poden mantenir les trucades privades o retransmetre a YouTube, el que permet molts més participants i que qualsevol pugui fer preguntes a l’interlocutor. Des de Google asseguren que l’edició Enterprise “crea un número de telèfon d’accés per a cada reunió, de manera que tots els convidats tenen una gran experiència fins i tot encara que estiguin viatjant i no tinguin Wi-Fi ni dades”.

Microsoft Teams

És el centre de treball remot de Microsoft. Entre les seves funcions trobem xatejar de manera grupal o individual, crear reunions per videoconferència de fins a 10.000 persones, trucar amb el seu sistema telefònic propi i treballar de manera col·laborativa dins de la Suite Office 365. D’aquesta manera es poden consultar, compartir i editar documents de Word, presentacions de PowerPoint i fulls de càlcul d’Excel en temps real, entre membres de l’equip.

 

Reunions

zoom

És una eina de conferència remota allotjada en el núvol, que permet trucades de vídeo i àudio fins per a 1.000 participants, podent veure fins a 49 vídeos en pantalla. A més, fa possible gravar les converses de manera local o en el núvol i es poden afegir transcripcions generades automàticament per Intel·ligència Artificial.

Una de les funcionalitats més interessants és la capacitat per a realitzar anotacions col·laboratives a l’compartir pantalles de manera simultània, i opcions com votacions, preguntes i respostes, reclamar l’atenció aixecant la mà virtualment o indicadors d’atenció dels assistents; garantint reunions interactives. Entre les peculiaritats d’aquesta aplicació es troben les funcions de retocar aparença i utilitzar fons virtuals, de manera que encara que l’entorn no sigui el més adequat es pugui fer passar per un professional.

Whereby

Es tracta d’una eina de reunions a través de vídeo que es pot utilitzar des de qualsevol navegador (fins i tot mòbil) sense necessitat de descarregar una aplicació. Per assistir a les reunions no cal iniciar sessió tot i que sí per a organitzar-les, per la qual cosa és una opció ràpida i senzilla. Whereby permet fins a 50 participants i inclou funcionalitats com compartir pantalles, enregistrament d’aquestes i personalització dels enllaços per accedir a les reunions.

Adobe Connect

És l’eina de videoconferència d’Adobe. La seva principal característica és que permet una total personalització de la interfície, per adaptar-se a cada necessitat en cada moment; fent les reunions inversives i interactives. En el seu disseny es poden habilitar diferents elements a la pantalla: xat, vídeo, enquestes, simulacions, anotacions. A més els interlocutors poden dissenyar la disposició de la pantalla de manera col·labora

Emmagatzemar i compartir arxius

Google Drive

Gestor d’emmagatzematge en el núvol que permet guardar qualsevol arxiu com documents, fulls de càlcul, presentacions o altres elements, no només de Google si no també d’altres desenvolupadors com Microsoft Office. Permet compartir-los amb altres usuaris i que aquests puguin veure’ls, descarregar-los i treballar-hi sense necessitat d’enviar adjunts per correu electrònic. Es pot accedir a ell a través de navegadors web, dispositius mòbils o ordinadors.

La funcionalitat més important és que possibilita el treball col·laboratiu de manera simultània per als membres seleccionats en temps real. Aquests poden realitzar comentaris sobre l’activitat dels altres per retroalimentar i així fer modificacions a al moment. Un altre dels elements útils per als equips són Google Forms com a enquesta de manera interna i conèixer les opinions a l’respecte de qualsevol tema o problema que sorgeixi a l’empresa.

Dropbox

És un servei d’allotjament d’arxius multiplataforma en el núvol, que permet als usuaris emmagatzemar i sincronitzar arxius en línia, entre dispositius i compartir-los amb altres usuaris. S’integra amb programari com Trello, Zapier o Salesforce

Dropbox inclou a més Paper, una eina de treball col·laboratiu en equip. Aquesta fa possible crear llistes amb dates de lliurament, seguiment d’agendes, afegir fitxers i deixar valoracions en temps real. Permet compartir tot tipus de contingut des llistes de verificació, taules, gif animats, emoticones, arxius, enllaços o fins i tot clips de SoundCloud i enllaços de YouTube. Una altra de les seves característiques interessants són les seves plantilles, creades específicament per a processos com pluja d’idees, actes de reunions o plans de gestió de projectes.

iWork

La suite ofimàtica d’Apple permet sincronitzar Pages, Numbers i Keynote amb iCloud, de manera que tot un equip pot veure i editar documents des del navegador web de qualsevol dels seus dispositius iPhone, iPad, Mac o des de PC.

 

Enviar arxius

We Transfer

És un servei que es basa en la transferència d’arxius de grans dimensions via online. El seu funcionament és molt senzill, ja que només cal arrossegar el contingut que volem enviar i completar un formulari similar a el d’un correu electrònic: destinatari, remitent, missatge … Permet fins i tot protegir els arxius amb una contrasenya.

A més d’aquest servei We Transfer disposa d’altres serveis molt enfocats a la indústria creativa. Paste és una eina per presentar idees creatives en equip bé a un client o altres empleats. Collect permet crear taulers col·laboratius als quals afegir enllaços, imatges, vídeos o cançons que es poden compartir i organitzar-se per realitzar moodboards, brainstormings o tractaments de producció.

Ydray

Permet l’enviament d’arxius sense registre previ utilitzant únicament una adreça de correu electrònic o generant un enllaç que permetrà compartir amb qualsevol persona. És un servei gratuït fins a una capacitat de 5Gb, 20 destinataris i 50 arxius. Les seves opcions de pagament permeten ampliar aquestes característiques.

Gestió de Tasques i Projectes

Trello

És un organitzador de tasques en equip que mitjançant diferents taulers permet organitzar i prioritzar projectes de forma flexible. Cada tasca s’organitza en una targeta que al seu torn permet adjuntar llistes, enllaços, continguts i dates de venciment, així com classificar-les amb etiquetes i esmentar als membres implicats en cadascuna.

Monday

Sistema que opera com un centre de treball virtual. Això permet una vista panoràmica de tots els processos que cal realitzar. Inclou la realització de tasques de forma automàtica i fusionar plantilles segons les necessitats de cada empleat. A l’integrar-se amb altres eines més possibilita centralitzar processos, coordinar objectius, assignar recursos i establir prioritats de manera senzilla entre els membres de l’equip. Permet el desenvolupament de complements, widgets, fluxos de treball i aplicacions personalitzades.

Tick ​​Tick o todoist

Són organitzadors que permet afegir tasques a fer i rebre recordatoris des del calendari per no perdre les dates de lliurament. Fa possible el treball en equip compartint les llistes, assignant tasques a altres membres i afegir comentaris a les tasques. Es sincronitza amb multitud de dispositius, inclosos smartwatches. Organitzador de projectes i llistes de tasques que permet veure en què està treballant cada membre de l’equip en un moment determinat. Permet afegir anuncis, llistes de tasques, calendaritzar accions o esdeveniments, compartir documents i arxius; així com parlar mitjançant un xat d’equip.

Idonethis

Es tracta d’una eina de control d’activitat en equip. Els membres de l’equip entren cada dia via correu electrònic o en un cercador. Després d’això poden afegir les seves tasques, veure quins estan en procés i quins no es poden fer i com resoldre aquesta situació. D’altra banda proporciona dades dels progressos i l’organització

Gestor de correu electrònic

spark

Es tracta d’un gestor de comptes de correu electrònic. Destaca per funcions com la priorització intel·ligent de missatges de persones reals enfront de butlletins, la creació d’equips per comentar mails de manera privada (es poden delegar correus a altres membres de l’equip), la possibilitat de crear esborranys compartits, les plantilles per respondre a missatges habituals o la capacitat per posposar els correus i que els recordi en un altre moment (o fins i tot donar seguiment a correus importants).

creativitat

Mindnode

És una eina per a la conceptualització d’idees, elaboració de mapes mentals i processos de brainstorming. Es tracta d’una eina molt visual que ajuda a ordenar i posar per escrit les idees que van sorgint en un equip. Permet la utilització etiquetes, notes, stickers, apunts i fins i tot es poden relacionar amb altres tasques i altres idees que vagin apareixent.

Stormboard

És similar a una pissarra virtual, en ella es poden capturar, organitzar, comentar i prioritzar idees; a més d’apunts i anotacions. D’aquesta manera es poden crear plans i projectes, assignar tasques als membres de l’equip, donar feedback, establir dates de lliurament i objectius. Per poder col·laborar en equip permet a més exportar els documents generats a Microsoft Word, PowerPoint o Excel.

Productivitat

Clockio.net

Tot el que necessites per al control horari de la teva empresa ia més el seguiment dels projectes i tasques, controla les hores en cada tasca i comprova la productivitat del teu empreses per treballador, departament o centre de treball.

Teamleader

La plataforma unifica CRM, Gestió de projectes, facturació, suport i gestió d’incidències. Se centra més en la relació amb els clients que en el treball en equip. Permet gestionar la base de dades de contactes i clients, enviar o automatitzar les factures de forma professional, gestionar els projectes (informa dels que funcionen bé i quines necessiten més atenció de manera que el temps emprat en ells queda registrat per millorar la rendibilitat) .

Focusmate

Es tracta d’un company de treball virtual que ajuda a deixar de “procrastinar” ia realitzar un treball de manera efectiva basat en la premissa psicològica que “treballar amb vigilància, obliga a l’ésser humà a comprometre amb la realització de les seves tasques independentment de la seva força de voluntat; rebutjant les distraccions i interrupcions mentre està treballant “.

Chimp or Camp

És una eina que permet conèixer la productivitat dels treballadors, així com la seva satisfacció amb el seu lloc i involucració en el mateix. Mesura de manera anònima el ritme de l’equip i promet millorar la productivitat de cada membre. D’aquesta manera els empleats se senten més escoltats i motivats en la seva activitat laboral.

Github

És una aplicació per a desenvolupament de programari i codi centrada en el treball en equip. Permet als usuaris adquirir rols en els equips i garantir permisos dins d’ells. L’eina disposa d’un xat amb eines de moderació per mantenir la concentració en els projectes. És de codi obert i entre les seves funcions compta amb una opció per establir guies comunitàries o codis de conducta.

Solucions Completes

Zoho Remotely

La companyia Zoho ha decidit recentment posar a l’abast de qualsevol la seva suite d’aplicacions Zoho Remotely de forma gratuïta. Es tracta d’una suite de 11 aplicacions en el núvol, que permet als seus usuaris estar connectats, col·laborar, fer seguiment del seu treball i donar suport a clients des de qualsevol part de món. Entre elles destaquen una plataforma per missatgeria instantània, una altra per a videoconferències, de formació en línia, maneig de projectes, ofimàtica col·laborativa (presentacions, fulls de càlcul i processador de textos); així com de gestió d’arxius i programari de suport remot.

Integració

Zapier

És una servei web d’automatització de tasques que permet la integració amb gairebé totes les eines i aplicacions anteriors. Aquestes es connecten entre elles per establir fluxos de treball i operacions no disponibles en les seves plataformes sense necessitat de supervisió humana. És a més molt útil per desenvolupar programes personalitzats a mida per a la teva empresa.

Posts recents

Control presencial per a treballadors, l’eina online, app i sistemes físics per a gestionar el dia a dia dels seus treballadors.

Informació de contacte

Telèfon:

+34 972 183 356 Girona

+34 951 563 628 Màlaga

Horari d’atenció:
8:00h – 13:30h / 14:30h – 17:00h
Divendres: 8h – 15h

Copyright © 2019 Clockio – Tots els drets reservats.

Developed by: Alteregoweb