Las mejores herramientas para fomentar el teletrabajo

Herramientas colaborativas para el teletrabajo

El uso de estas herramientas facilitan el trabajo remoto, tanto de forma individual como de forma colaborativa.

En este listado de herramientas para hacer teletrabajo, encontrarás aplicaciones para la comunicación, reuniones, almacenamiento, envío de archivos, gestión de tareas, creatividad, productividad e integración. Con el fin de facilitar la integración del entorno digital en los procesos de trabajo, presentamos 25 herramientas infalibles para mantener la productividad, los flujos y ritmos habituales.

Herramientas de comunicación

Slack es una herramienta que permite a los miembros de una empresa colaborar y mantener la comunicación mediante la creación de conversaciones en grupo (canales). Estos se pueden utilizar para organizar proyectos, conversar sobre temas como reuniones o eventos, y mantener la comunicación entre los miembros de un equipo especializado. Se puede acceder a ella desde un ordenador o una aplicación móvil. Algunas de sus características más importantes son:

• Creación de canales entre distintas empresas para comunicarse con clientes, proveedores o socios. Estos canales pueden ser abiertos o cerrados de manera que cualquiera pueda unirse a ellos o se necesite una invitación.
• Permite la integración con otras herramientas para hacer uso de ellas directamente desde la aplicación y compartir todo tipo de documentos, imágenes y recursos: Google Drive, Calendar, Salesforce, Outlook, Gmail, Zoom o Trello. Utilización de estados para indicar la situación de cualquier miembro y que este no sea interrumpido. Es especialmente útil para pausas, reuniones, vacaciones, ausencias, llamadas o eventos; y facilita así el poder contactar con ellos cuando el momento sea más adecuado.

Hangouts es una aplicación de Google Suite que nos ofrecer un apartado de chat y otro de videollamadas denominado Google Meet. Permite compartir pantalla y la integración con casi todos los demás productos de Google. La interfaz es sencilla y no necesita complementos. Se puede acceder a las reuniones directamente desde un evento de calendario o una invitación de correo electrónico.

Una característica relevante es que se pueden mantener las llamadas privadas o retransmitirse en YouTube, lo que permite muchos más participantes y que cualquiera pueda hacer preguntas al interlocutor. Desde Google aseguran que la edición Enterprise “crea un número telefónico de acceso para cada reunión, por lo que todos los invitados tienen una gran experiencia incluso aunque estén viajando y no tengan Wi-Fi ni datos”.

Microsoft Teams es el centro de trabajo remoto de Microsoft. Entre sus funciones encontramos chatear de manera grupal o individual, crear reuniones por videoconferencia de hasta 10.000 personas, llamar con su sistema telefónico propio y trabajar de manera colaborativa dentro de la Suite Office 365. De esta manera se pueden consultar, compartir y editar documentos de Word, presentaciones de PowerPoint y hojas de cálculo de Excel en tiempo real, entre miembros del equipo.

Herramientas para reuniones

Zoom es una herramienta de conferencia remota alojada en la nube, que permite llamadas de video y audio hasta para 1.000 participantes, pudiendo ver hasta 49 vídeos en pantalla. Además, hace posible grabar las conversaciones de manera local o en la nube y se pueden añadir transcripciones generadas automáticamente por Inteligencia Artificial.

Una de las funcionalidades más interesantes es la capacidad para realizar anotaciones colaborativas al compartir pantallas de manera simultánea, y opciones como votaciones, preguntas y respuestas, reclamar la atención levantando la mano virtualmente o indicadores de atención de los asistentes; garantizando reuniones interactivas. Entre las peculiaridades de esta aplicación se encuentran las funciones de retocar apariencia y utilizar fondos virtuales, de manera que aunque el entorno no sea el más adecuado se pueda hacer pasar por uno profesional.

Whereby es una herramienta de reuniones a través de vídeo que se puede utilizar desde cualquier navegador (incluso móvil) sin necesidad de descargar una aplicación. Para asistir a las reuniones no es necesario iniciar sesión aunque sí para organizarlas, por lo que es una opción rápida y sencilla. Whereby permite hasta 50 participantes e incluye funcionalidades como compartir pantallas, grabación de estas y personalización de los enlaces para acceder a las reuniones.

Adobe Connect es la herramienta de videoconferencia de Adobe. Su principal característica es que permite una personalización complete de la interfaz, para adaptarse a las necesidadades del momento; haciendo las reuniones inversivas e interactivas. En su diseño se pueden habilitar diferentes elementos en la pantalla: chat, vídeo, encuestas, simulaciones, anotaciones. Además los interlocutores pueden diseñar la disposición de la pantalla de manera colaborativa.

Herramientas para almacenar y compartir archivos

Google Drive es un gestor de almacenamiento en la nube que permite guardar cualquier archivo como documentos, hojas de cálculo, presentaciones u otros elementos, no solo de Google si no también de otros desarolladores como Microsoft Office. Permite compartirlos con otros usuarios y que estos puedan verlos, descargarlos y trabajar en ellos sin necesidad de enviar adjuntos por correo electrónico. Se puede acceder a él a través de navegadores web, dispositivos móviles u ordenadores.

La funcionalidad más importante es que posibilita el trabajo colaborativo de manera simultánea para los miembros seleccionados en tiempo real. Estos pueden realizar comentarios sobre la actividad de los demás para retroalimentarse y así hacer modificaciones al momento. Otro de los elementos útiles para los equipos son Google Forms para realizar encuestas de manera interna y conocer las opiniones al respecto de cualquier tema o problema que surja en la empresa.

Dropbox es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, que permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea, entre dispositivos y compartirlos con otros usuarios. Se integra con software como Trello, Zapier o Salesforce.

Dropbox incluye ademas Paper, una herramienta de trabajo colaborativo en equipo. Esta hace posible crear listas con fechas de entrega, seguimiento de agendas, añadir archivos y dejar valoraciones en tiempo real. Permite compartir todo tipo de contenido desde listas de verificación, tablas, gif animados, emoticonos, archivos, enlaces o incluso clips de SoundCloud y enlaces de YouTube. Otra de sus características interesantes son sus plantillas, creadas específicamente para procesos como lluvias de ideas, actas de reuniones o planes de gestión de proyectos.

iWork forma parte de la suite ofimática de Apple, y permite sincronizar Pages, Numbers y Keynote con iCloud, de manera que todo un equipo puede ver y editar documentos desde el navegador web de cualquiera de sus dispositivos iPhone, iPad, Mac o desde PC.

Herramientas para enviar ficheros

We Transfer es un servicio que se basa en la transferencia de archivos de gran tamaño vía online. Su funcionamiento es muy sencillo, ya que basta con arrastrar el contenido que queremos enviar y completar un formulario similar al de un correo electrónico: destinatario, remitente, mensaje… Permite incluso proteger los archivos con una contraseña.

Además de este servicio We Transfer cuenta con otros servicios muy enfocados a la industria creativa. Paste es una herramienta para presentar ideas creativas en equipo bien a un cliente o a otros empleados. Collect permite crear tableros colaborativos a los que añadir enlaces, imágenes, vídeos o canciones que pueden compartirse y organizarse para realizar moodboards, brainstormings o tratamientos de producción.

Ydray permite el envío de archivos sin registro previo utilizando únicamente una dirección de email o generando un enlace que permitirá compartirlo con cualquier persona. Es un servicio gratuito hasta una capacidad de 5Gb, 20 destinatarios y 50 archivos. Sus opciones de pago permiten ampliar estas características.

Herramientas para la gestión de pryectos y la gestión de tareas

Trello es un organizador de tareas en equipo que mediante distintos tableros permite organizar y priorizar proyectos de forma flexible. Cada tarea se organiza en una tarjeta que a su vez permite adjuntar listas, enlaces, contenidos y fechas de vencimiento, así como clasificarlas con etiquetas y mencionar a los miembros implicados en cada una.

Monday es un sistema que opera como un centro de trabajo virtual. Esto permite una vista panorámica de todos los procesos que hay que realizar. Incluye la realización de tareas de forma automática y fusionar plantillas según las necesidades de cada empleado. Al integrarse con otras herramientas además posibilita centralizar procesos, coordinar objetivos, asignar recursos y establecer prioridades de manera sencilla entre los miembros del equipo. Permite el desarrollo de complementos, widgets, flujos de trabajo y aplicaciones personalizadas.

Tick Tick o Todoist, ambos son organizadores que permite añadir tareas que hacer y recibir recordatorios desde el calendario para no perder las fechas de entrega. Hace posible el trabajo en equipo compartiendo las listas, asignando tareas a otros miembros y agregar comentarios a las tareas. Se sincroniza con multitud de dispositivos, incluidos smartwatches.

IDoneThis es una herramienta de control de actividad en equipo. Los miembros del equipo entran cada día vía email o en un buscador. Tras esto pueden añadir sus tareas, ver cuáles están en proceso y cuáles no se pueden hacer y cómo resolver esta situación. Por otro lado proporciona datos de los progresos y la organización del equipo para facilitar la toma de decisiones.

Herramientas para la gestión del correo electrónico

Spark es un gestor de cuentas de email. Destaca por funciones como la priorización inteligente de mensajes de personas reales frente a boletines, la creación de equipos para comentar mails de manera privada (se pueden delegar correos a otros miembros del equipo), la posibilidad de crear borradores compartidos, las plantillas para responder a mensajes habituales o la capacidad para posponer los correos y que los recuerde en otro momento (o incluso dar seguimiento a correos importantes).

Herramientas para potenciar la creatividad

Mindnode es una herramienta pensada para la conceptualización de ideas, elaboración de mapas mentales y procesos de brainstorming. Se trata de una herramienta muy visual que ayuda a ordenar y poner por escrito las ideas que van surgiendo en un equipo. Permite la utilización etiquetas, notas, stickers, apuntes e incluso se pueden relacionar con otras tareas y otras ideas que vayan apareciendo.

Stormboard es similar a una pizarra virtual, en ella se pueden capturar, organizar, comentar y priorizar ideas; además de apuntes y anotaciones. De esta manera se pueden crear planes y proyectos, asignar tareas a los miembros del equipo, dar feedback, establecer fechas de entrega y objetivos. Para poder colaborar en equipo permite además exportar los documentos generados a Microsoft Word, PowerPoint o Excel.

Herramientas para aumentar la productividad

Clockio es mucho más que una simple aplicación para registrar las horas de teletrabajo. Permite gestionar el portal del empleado, y la gestión proyectos y tareas, con un sistema multi panel con la metodología Kanban, pudiendo imputar y contar las horas trabajadas en los proyectos. Incluye también un Canal de Denuncias, obligatorio para empresas de más de 50 trabajadores. Descubre más sobre el Control Horario para el Teletrabajo.

Teamleader es una plataforma que unifica CRM, gestión de proyectos, facturación, soporte y gestión de incidencias. Se centra más en la relación con los clientes que en el trabajo en equipo. Permite gestionar la base de datos de contactos y clientes, enviar o automatizar las facturas de forma profesional, gestionar los proyectos (informa de los que funcionan bien y cuáles necesitan más atención de manera que el tiempo empleado en ellos queda registrado para mejorar la rentabilidad).

Focusmate es un compañero de trabajo virtual que te ayuda a dejar de "procrastinar", y a realizar tu trabajo de forma efectiva basado en la premisa psicológica de que "trabajar con vigilancia" obliga al ser humano a comprometerse con la realización de sus tareas independientemente de su fuerza de voluntad; desechando las distracciones e interrupciones mientras está trabajando".

Chimp or Champ es una herramienta que permite conocer la productividad de los trabajadores, así como su satisfacción con su puesto e involucración en el mismo. Mide de manera anónima el ritmo del equipo y promete mejorar la productividad de cada miembro. De esta manera los empleados se sienten más escuchados y motivados en su actividad laboral.

Github es una aplicación para desarrollo de software y código centrada en el trabajo en equipo. Permite a los usuarios adquirir roles en los equipos y garantizar permisos dentro de ellos. La herramienta cuenta con un chat con herramientas de moderación para mantener la concentración en los proyectos. Es de código abierto y entre sus funciones cuenta con una opción para establecer guías comunitarias o códigos de conducta.

Soluciones completas

Zoho Remotely pone al alcance de cualquiera la suite de aplicaciones Zoho de forma gratuita. Se trata de una Suite de 11 aplicaciones en la nube, que permite a sus usuarios estar conectados, colaborar, hacer seguimiento de su trabajo y dar soporte a clientes desde cualquier parte del mundo. Entre ellas destacan una plataforma para mensajería instantánea, otra para videoconferencias, de formación en línea, manejo de proyectos, ofimática colaborativa (presentaciones, hojas de cálculo y procesador de textos); así como de gestión de archivos y software de soporte remoto.

Soluciones para la integración entre herramientas

Zapier es un servicio web de automatización de tareas que permite la integración con casi todas las herramientas y aplicaciones anteriores. Estas se conectan entre ellas para establecer flujos de trabajo y operaciones no disponibles en sus plataformas sin necesidad de supervisión humana. Es además muy útil para desarrollar programas personalizados a medida para tu empresa.