Qué exige la ley hoy, qué cambia con la reforma del fichaje digital y cómo preparar a tu empresa antes de que llegue la nueva normativa.
Introducción
El registro de jornada laboral lleva siendo obligatorio en España desde 2019, pero 2026 está siendo un año de cambios: el Gobierno tramita una reforma que endurece los requisitos y apunta a la digitalización obligatoria del fichaje. Si gestionas un equipo, sea una pyme o una startup, esta guía te explica qué es exigible hoy, qué está en camino y cómo evitar sanciones mientras el marco normativo se termina de definir.
¿Qué es el registro de jornada laboral?
El registro de jornada es la obligación legal de documentar diariamente el horario de entrada y salida de cada persona trabajadora, con independencia del tipo de jornada o del tamaño de la empresa. No existe umbral de plantilla ni excepción por sector: si tienes personal contratado, tienes que registrar su jornada mediante un control horario fiable.
Esta obligación nace del Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Desde el 12 de mayo de 2019, la empresa debe garantizar el registro diario, incluyendo el horario concreto de inicio y fin de cada jornada.
El origen de la norma es también europeo: la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea en el caso CCOO contra Deutsche Bank (2019) obligó a los Estados miembros a exigir a las empresas un sistema de medición de jornada objetivo, fiable y accesible. Ese es el estándar con el que se evalúa cualquier método de registro, sea cual sea la herramienta.
Requisitos vigentes en 2026
A día de hoy, estos son los requisitos que ya son exigibles y que toda empresa debe cumplir:
- Registro diario, con hora concreta de inicio y fin de la jornada.
- Fiabilidad y objetividad: el registro debe reflejar el tiempo de trabajo efectivo, incluyendo pausas e interrupciones.
- Conservación de los datos durante un mínimo de cuatro años.
- Accesibilidad para la persona trabajadora, la representación legal y la Inspección de Trabajo, algo que se simplifica mucho con informes y estadísticas centralizados.
- Flexibilidad de método: la ley no impone una herramienta concreta. Papel, hojas de cálculo o software especializado son válidos siempre que cumplan los puntos anteriores.
Un matiz importante para 2026: una sentencia del Tribunal Supremo de abril de este año aclaró que la falta de registro horario no genera de forma automática una inversión de la carga de la prueba en un litigio. Es una precisión relevante, pero no una razón para relajar el cumplimiento: la obligación de registrar sigue intacta y las inspecciones no han dejado de intensificarse.
La reforma en curso: hacia el fichaje digital obligatorio
Lo que está cambiando en 2026 no es la obligación de registrar —eso ya existe desde 2019— sino el método. El Ministerio de Trabajo impulsa una reforma que exigiría que el registro de jornada se haga exclusivamente mediante sistemas digitales, con trazabilidad y acceso remoto para la Inspección de Trabajo. Esto dejaría fuera a los métodos tradicionales como el papel o las hojas de Excel.
Puntos clave del proceso, a fecha de hoy:
- La propuesta se separó de la reducción de jornada a 37,5 horas semanales, que no salió adelante en el Congreso.
- El Consejo de Ministros aprobó tramitar la reforma mediante decreto-ley específico.
- Trabajo y Economía acordaron llevar la tramitación a septiembre de 2026 para resolver observaciones del Consejo de Estado.
- Aún no hay fecha de entrada en vigor. Dependerá del texto definitivo y de su publicación en el BOE. Algunas estimaciones sitúan la obligatoriedad real entre marzo y abril de 2027, contando un plazo de adaptación de seis meses tras la aprobación de las especificaciones técnicas.
- No habrá una app oficial del Gobierno: las empresas deberán usar software privado que cumpla los requisitos técnicos que se fijen.
En resumen: la digitalización obligatoria está en camino, pero todavía no es ley. Esperar a que se publique el decreto para actuar es la estrategia más arriesgada.
Sanciones por incumplimiento
No llevar el registro, o llevarlo de forma que no sea fiable ni verificable, se considera infracción grave en materia de relaciones laborales. Las cuantías pueden ser elevadas y se calculan, en muchos casos, por cada persona trabajadora afectada, lo que dispara el importe total en empresas con varios empleados. A esto se suma el riesgo derivado de litigios por horas extra no reconocidas si el registro no está bien documentado.
¿Quién está exento del registro de jornada?
No todo el mundo entra dentro de esta obligación. Quedan fuera:
- El personal de alta dirección.
- Relaciones laborales especiales (servicio del hogar familiar, deportistas profesionales, artistas, personas penadas en instituciones penitenciarias, entre otras), que se rigen por su normativa específica.
- Los trabajadores autónomos sin personal a cargo.
En cambio, sí están obligados a registrar jornada, aunque a veces se dude: los mandos intermedios, el personal a tiempo parcial (con una regulación propia en el artículo 12.4.c del Estatuto de los Trabajadores), quienes teletrabajan a través del control horario para el teletrabajo, el personal de ETT (la obligación recae en la empresa usuaria) y los trabajadores "móviles" o comerciales que no operan desde un centro de trabajo fijo.
Cómo preparar tu empresa antes de que llegue la nueva ley
- No esperes al decreto. La obligación de registrar ya existe; adoptar un sistema digital fiable ahora es adelantarte, no una opción prematura.
- Audita tu método actual. Si usas papel o Excel, identifica dónde fallan la trazabilidad y la verificación en caso de inspección.
- Elige una herramienta con trazabilidad y acceso remoto. Aunque los requisitos técnicos definitivos aún no están cerrados, ya se perfila que la Inspección deberá poder consultar los datos sin depender de que la empresa se los facilite manualmente.
- Verifica la conservación de datos. Cuatro años mínimo, con acceso garantizado para trabajadores y representación legal.
- No olvides el teletrabajo. La Ley 10/2021 de Trabajo a Distancia ya obliga a registrar la jornada de quienes teletrabajan, y con la reforma este registro deberá ser igualmente digital.
Cómo ayuda Clockio
Un sistema de control horario como Clockio centraliza el registro diario, guarda un histórico verificable y facilita el acceso a los datos cuando se necesitan, ya sea para una auditoría interna o ante una inspección, gracias a sus informes y estadísticas. Adoptarlo ahora no solo resuelve el cumplimiento de hoy: deja a tu empresa un paso por delante cuando la digitalización pase de ser previsible a ser obligatoria.
Preguntas frecuentes sobre el registro de jornada laboral
¿Es obligatorio el registro de jornada para todas las empresas? Sí. Desde 2019 afecta a cualquier empresa con personal contratado, sin importar el tamaño de la plantilla ni el sector, salvo las excepciones señaladas más arriba.
¿El registro en papel o Excel sigue siendo válido en 2026? Sí, mientras no se apruebe y publique el decreto de digitalización obligatoria. Un registro en papel o Excel es legal hoy si es diario, fiable y verificable, aunque cada vez es más difícil sostenerlo frente a una inspección.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros? Un mínimo de cuatro años, con acceso garantizado para la persona trabajadora, su representación legal y la Inspección de Trabajo.
¿Hay que registrar la jornada en el teletrabajo? Sí. La Ley 10/2021 de Trabajo a Distancia ya lo exige, y la reforma en curso apunta a que este registro también deba ser digital.
¿Qué pasa si no registro la jornada de mis empleados? Se considera infracción grave en materia de relaciones laborales, con sanciones económicas que pueden calcularse por cada trabajador afectado, además del riesgo de litigios por horas extra no reconocidas.
Conclusión
El registro de jornada no es una novedad de 2026, pero sí lo es la presión regulatoria hacia un modelo exclusivamente digital. Mientras el decreto se termina de tramitar, la empresa que ya cuenta con un sistema fiable, trazable y bien documentado no solo evita sanciones: llega preparada al cambio en lugar de reaccionar a él.
Última actualización: septiembre de 2026. La normativa sobre digitalización del registro horario está en tramitación; este artículo se actualizará cuando se publique el texto definitivo en el BOE.
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