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25 outils infaillibles pour le télétravail
Ils facilitent le travail à distance, tant individuel qu'en équipe. Il existe des outils pour la communication, les réunions, le stockage, l'envoi de fichiers, la gestion des tâches, la créativité, la productivité et l'intégration.
Afin de faciliter l'intégration de l'environnement numérique dans les processus de travail, nous présentons 25 outils infaillibles pour maintenir la productivité, les flux et les rythmes.
- Communication
- Réunions
- Stocker et partager des fichiers
- Envoyer des fichiers
- Gestion des tâches et des projets
- Gestion des e-mails
- Créativité
- Productivité
- Besoins particuliers
- Solutions complètes
- Intégration
Communication
Slack
Slack est un outil qui permet aux membres d'une entreprise de collaborer et de maintenir la communication en créant des conversations de groupe (canaux). Ils peuvent être utilisés pour organiser des projets, discuter de sujets tels que des réunions ou des événements, et maintenir la communication entre les membres d'une équipe spécialisée. Il est possible d'y accéder depuis un ordinateur ou une application mobile. Voici quelques-unes de ses principales caractéristiques :
Création de canaux entre différentes entreprises pour communiquer avec les clients, les fournisseurs ou les partenaires. Ces canaux peuvent être ouverts ou fermés, de sorte que tout le monde peut les rejoindre ou qu'une invitation est nécessaire.
Permet l'intégration d'autres outils pour les utiliser directement depuis l'application et partager toutes sortes de documents, d'images et de ressources : Google Drive, Agenda, Salesforce, Outlook, Gmail, Zoom ou Trello. Utilisation de statuts pour indiquer l'état de tout membre afin qu'il ne soit pas interrompu. Cela est particulièrement utile pour les pauses, les réunions, les vacances, les absences, les appels ou les événements, et permet de les contacter facilement au moment opportun.
Hangouts
L'application G Suite est divisée en une section de chat et une section d'appel vidéo appelée Meet. Il permet le partage d'écran et l'intégration avec presque tous les autres produits de Google. L'interface est simple et ne nécessite aucun plug-in. Les réunions sont accessibles directement à partir d'un événement du calendrier ou d'une invitation par courriel.
Une caractéristique importante est que les appels peuvent rester privés ou être diffusés sur YouTube, ce qui permet d'avoir beaucoup plus de participants et de permettre à quiconque de poser des questions à l'interlocuteur. Selon Google, l'édition Enterprise "crée un numéro d'appel pour chaque réunion, de sorte que toutes les personnes invitées bénéficient d'une expérience agréable, même si elles sont en déplacement et ne disposent pas de Wi-Fi ou de données".
Microsoft Teams
C'est le centre de travail à distance de Microsoft. Ses fonctions incluent le chat en groupe ou individuel, la création de réunions en visioconférence jusqu'à 10 000 personnes, l'appel avec son propre système téléphonique et le travail collaboratif au sein de la suite Office 365. Ainsi, les documents Word, les présentations PowerPoint et les feuilles de calcul Excel peuvent être consultés, partagés et modifiés en temps réel entre les membres de l'équipe.
Réunions
Zoom
Il s'agit d'un outil de conférence à distance hébergé dans le nuage, qui permet de réaliser des appels vidéo et audio pour un maximum de 1 000 participants, en pouvant visualiser jusqu'à 49 vidéos à l'écran. En outre, il permet d'enregistrer les conversations localement ou dans le nuage et les transcriptions peuvent être ajoutées automatiquement générées par l'intelligence artificielle.
L'une des fonctionnalités les plus intéressantes est la possibilité de faire des annotations collaboratives en partageant les écrans simultanément, et des options telles que le vote, les questions et réponses, l'appel à l'attention en levant virtuellement la main ou les indicateurs d'attention des participants ; garantissant ainsi des réunions interactives. Parmi les particularités de cette application figurent les fonctions de retouche de l'apparence et l'utilisation d'arrière-plans virtuels, de sorte que même si l'environnement n'est pas le plus approprié, il est possible de lui donner un aspect professionnel.
Whereby
Il s'agit d'un outil de réunion vidéo qui peut être utilisé à partir de n'importe quel navigateur (y compris les téléphones mobiles) sans qu'il soit nécessaire de télécharger une application. Vous n'avez pas besoin de vous connecter pour assister aux réunions, mais vous devez les organiser, c'est donc une option rapide et facile. Whereby permet jusqu'à 50 participants et comprend des fonctionnalités telles que le partage d'écran, l'enregistrement d'écran et des liens personnalisables pour accéder aux réunions.
Adobe Connect
Il s'agit de l'outil de vidéoconférence d'Adobe. Sa principale caractéristique est qu'il permet une personnalisation totale de l'interface, pour s'adapter à chaque besoin à tout moment, rendant les réunions inverses et interactives. Dans sa conception, différents éléments peuvent être activés sur l'écran : chat, vidéo, enquêtes, simulations et annotations. En outre, les interlocuteurs peuvent concevoir la disposition de l'écran de manière collaborative.
Stocker et partager des fichiers
Google Drive
Gestionnaire de stockage dans le nuage qui vous permet de sauvegarder n'importe quel fichier tel que des documents, des feuilles de calcul, des présentations ou d'autres éléments, non seulement de Google mais aussi d'autres développeurs tels que Microsoft Office. Il vous permet de les partager avec d'autres utilisateurs afin qu'ils puissent les consulter, les télécharger et travailler dessus sans devoir envoyer des pièces jointes par courrier électronique. Il est possible d'y accéder via des navigateurs web, des appareils mobiles ou des ordinateurs.
La fonctionnalité la plus importante est qu'elle permet le travail collaboratif simultanément pour les membres sélectionnés en temps réel. Ils peuvent commenter les activités des uns et des autres pour donner leur avis et apporter des modifications sur place. Un autre élément utile pour les équipes est Google Forms, qui permet de réaliser des enquêtes internes et de connaître les opinions sur toute question ou tout problème qui se pose dans l'entreprise.
Dropbox
Il s'agit d'un service d'hébergement de fichiers multiplateforme dans le nuage, qui permet aux utilisateurs de stocker et de synchroniser des fichiers en ligne, entre appareils, et de les partager avec d'autres utilisateurs. Il s'intègre à des logiciels tels que Trello, Zapier et Salesforce.
Dropbox comprend également Paper, un outil de travail collaboratif en équipe. Il permet de créer des listes avec des échéances, de suivre les agendas, d'ajouter des dossiers et de laisser des appréciations en temps réel. Il vous permet de partager toutes sortes de contenus : listes de contrôle, tableaux, gifs animés, émoticônes, fichiers, liens ou même clips SoundCloud et liens YouTube. Une autre caractéristique intéressante est ses modèles, créés spécifiquement pour des processus tels que le brainstorming, les comptes rendus de réunion ou les plans de gestion de projet.
iWork
La suite bureautique d'Apple vous permet de synchroniser Pages, Numbers et Keynote avec iCloud, de sorte que toute une équipe peut consulter et modifier des documents à partir du navigateur web de n'importe lequel de vos appareils iPhone, iPad, Mac ou PC.
Envoyer des fichiers
We transfer
Il s'agit d'un service basé sur le transfert de fichiers volumineux en ligne. Il est très simple à utiliser, puisqu'il suffit de faire glisser le contenu que l'on souhaite envoyer et de remplir un formulaire similaire à celui d'un e-mail : destinataire, expéditeur, message... Il permet même de protéger les fichiers par un mot de passe.
En plus de ce service, We Transfer propose d'autres services axés sur l'industrie créative. Paste est un outil permettant de présenter des idées créatives au sein d'une équipe, que ce soit à un client ou à d'autres employés. Collect vous permet de créer des tableaux collaboratifs auxquels vous pouvez ajouter des liens, des images, des vidéos ou des chansons qui peuvent être partagés et organisés pour des moodboards, des brainstormings ou des traitements de production.
Ydray
Il permet d'envoyer des fichiers sans inscription préalable en utilisant uniquement une adresse électronique ou en générant un lien qui permettra de le partager avec n'importe qui. Il s'agit d'un service gratuit jusqu'à une capacité de 5Gb, 20 destinataires et 50 fichiers. Ses options de paiement permettent d'étendre ces fonctionnalités.
Gestion des tâches et des projets
Trello
Il s'agit d'un organisateur de tâches en équipe qui utilise différents tableaux pour organiser et hiérarchiser les projets de manière flexible. Chaque tâche est organisée sur une fiche qui permet à son tour de joindre des listes, des liens, du contenu et des dates d'échéance, ainsi que de les classer avec des étiquettes et de mentionner les membres impliqués dans chacune d'elles.
Monday
Un système qui fonctionne comme un centre de travail virtuel. Cela permet d'avoir une vue d'ensemble de tous les processus à effectuer. Il comprend la réalisation automatique de tâches et la fusion de modèles en fonction des besoins de chaque employé. En s'intégrant à d'autres outils, il permet également de centraliser les processus, de coordonner les objectifs, d'allouer les ressources et d'établir les priorités facilement entre les membres de l'équipe. Il permet de développer des modules complémentaires, des widgets, des flux de travail et des applications personnalisées.
Tick Tick ou Todoist
Il s'agit d'organisateurs qui vous permettent d'ajouter des tâches à faire et de recevoir des rappels du calendrier afin de ne pas manquer les échéances. Il permet de travailler en équipe en partageant des listes, en assignant des tâches à d'autres membres et en ajoutant des commentaires aux tâches. Se synchronise avec une multitude d'appareils, y compris les smartwatches.
Idonethis
Il s'agit d'un outil de suivi des activités de l'équipe. Les membres de l'équipe se connectent tous les jours via un courriel ou un moteur de recherche. Ils peuvent ensuite ajouter leurs tâches, voir celles qui sont en cours et celles qui ne peuvent pas être réalisées et comment résoudre cette situation. D'autre part, il fournit des données sur les progrès et l'organisation de l'équipe pour faciliter la prise de décision.
Gestionnaire de courriel
Étincelle
Il s'agit d'un gestionnaire de compte de messagerie. Il se distingue par des fonctionnalités telles que la hiérarchisation intelligente des messages provenant de personnes réelles par rapport aux bulletins d'information, la création d'équipes pour commenter les courriers en privé (vous pouvez déléguer des courriers électroniques à d'autres membres de l'équipe), la possibilité de créer des brouillons partagés, des modèles pour répondre aux messages réguliers ou la possibilité de reporter des courriers électroniques et de s'en souvenir à un autre moment (ou même de faire un suivi des courriers électroniques importants).
Créativité
Mindnode
Il s'agit d'un outil pour la conceptualisation des idées, la cartographie mentale et les processus de brainstorming. Il s'agit d'un outil très visuel qui aide à organiser et à noter les idées qui surgissent dans une équipe. Il permet d'utiliser des étiquettes, des notes, des autocollants, des notes et peut même être relié à d'autres tâches et à d'autres idées qui apparaissent.
Stormboard
Il s'apparente à un tableau blanc virtuel, où l'on peut saisir, organiser, commenter et hiérarchiser des idées, ainsi que des notes et des annotations. Vous pouvez ainsi créer des plans et des projets, attribuer des tâches aux membres de l'équipe, donner du feedback, fixer des délais et des objectifs. Afin de collaborer en équipe, il permet également d'exporter les documents générés vers Microsoft Word, PowerPoint ou Excel.
Productivité
Tout ce dont vous avez besoin pour le contrôle du temps de votre entreprise ainsi que pour le suivi des projets et des tâches, contrôlez les heures de chaque tâche et vérifiez la productivité de votre entreprise par travailleur, département ou centre de travail.
Chef d'équipe
La plateforme unifie le CRM, la gestion de projet, la facturation, le support et la gestion des incidents. Il se concentre davantage sur les relations avec les clients que sur le travail d'équipe. Il permet de gérer la base de données des contacts et des clients, d'envoyer ou d'automatiser les factures de manière professionnelle, de gérer les projets (il signale ceux qui fonctionnent bien et ceux qui nécessitent plus d'attention afin que le temps qui leur est consacré soit enregistré pour améliorer la rentabilité).
Focusmate
Il s'agit d'un collègue virtuel qui aide à ne plus "procrastiner" et à accomplir efficacement son travail en se basant sur le principe psychologique selon lequel "travailler avec vigilance, oblige l'être humain à s'engager dans l'accomplissement de ses tâches indépendamment de sa volonté ; en écartant les distractions et les interruptions pendant le travail".
Chimp ou Champ
C'est un outil qui permet de connaître la productivité des travailleurs, ainsi que leur satisfaction à l'égard de leur travail et de leur implication dans celui-ci. Il mesure anonymement le rythme de l'équipe et promet d'améliorer la productivité de chaque membre. De cette manière, les employés se sentent plus écoutés et motivés dans leur activité professionnelle.
Github
Est une application de développement et de codage de logiciels axée sur le travail en équipe. Il permet aux utilisateurs d'acquérir des rôles dans les équipes et d'accorder des autorisations au sein de celles-ci. L'outil dispose d'un chat avec des outils de modération pour maintenir la concentration sur les projets. Il s'agit d'un logiciel libre et l'une de ses fonctions est la possibilité d'établir des directives ou des codes de conduite communautaires.
Solutions complètes
Zoho Remotely
La société Zoho a récemment décidé de mettre gratuitement à la disposition de tous sa suite d'applications Zoho Remotely. Il s'agit d'une suite de 11 applications basées sur le cloud qui permet aux utilisateurs de rester connectés, de collaborer, de suivre leur travail et d'assister les clients de n'importe où dans le monde. Il s'agit notamment d'une plateforme de messagerie instantanée, de vidéoconférence, de formation en ligne, de gestion de projets, de bureautique collaborative (présentations, feuilles de calcul et traitement de texte), ainsi que de logiciels de gestion de fichiers et d'assistance à distance.
Intégration
Zapier
Il s'agit d'un service web d'automatisation des tâches qui permet l'intégration avec presque tous les outils et applications mentionnés ci-dessus. Ceux-ci se connectent les uns aux autres pour établir des flux de travail et des opérations qui ne sont pas disponibles sur leurs plateformes, sans qu'une supervision humaine soit nécessaire. Il est également très utile pour développer des programmes personnalisés pour votre entreprise.
