FAQ sur Clockio, logiciel de contrôle du temps de travail

Oui, Clockio respecte strictement le décret-loi royal 8/2019. Le logiciel garantit la traçabilité des données, l'enregistrement de la journée de travail (y compris début et fin) et la conservation des registres pendant 4 ans, comme l'exige la loi.

Oui. Clockio fonctionne sur de nombreux appareils.

Mode navigateur web : vous pourrez accéder à l'interface de Clockio depuis n'importe quel appareil disposant d'une connexion Internet. Vous utiliserez votre e-mail et votre mot de passe pour vous identifier.

Mode application : Clockio est disponible sous forme d'application native, aussi bien pour les mobiles Android que pour les mobiles iOS. Vous utiliserez le numéro SIRET de l'entreprise, votre e-mail et votre mot de passe pour vous identifier.

Mode Kiosque : une ou plusieurs tablettes peuvent être installées dans votre entreprise pour centraliser les pointages depuis différents points d'entrée. Vous pourrez vous identifier avec votre code PIN personnalisé, ou via une carte NFC.

Oui, Clockio permet le pointage avec GPS, une option idéale pour les salariés en télétravail ou les commerciaux. Nous respectons le RGPD, en veillant à ce que la localisation ne soit enregistrée qu'au moment exact du pointage afin de protéger la vie privée du salarié.

Oui. En début de mois, les salariés recevront une notification pour générer un document récapitulant les heures qu'ils ont enregistrées le mois précédent, qu'ils pourront accepter et signer en ligne.

Les fiches signées, générées au format PDF, pourront être téléchargées par les utilisateurs responsables pour leur gestion. Vous pourrez également vérifier qui a signé et qui ne l'a pas fait.

Clockio dispose de deux fonctionnalités pour répondre à ce besoin.

La section "Alertes de présence" listera les utilisateurs qui n'ont pas encore pointé leur arrivée, à condition qu'ils n'aient pas d'absence approuvée, ne soient pas en congé ou que ce ne soit pas un jour férié.

La section "Qui travaille ?" vous permettra de visualiser le statut des salariés. Voir qui travaille, qui est absent, en congé, en vacances, ou en télétravail.

Oui, aussi bien les congés que les absences. Et de façon très simple et intuitive.

Concernant les congés, Clockio s'occupe de tout. Il calculera le nombre maximum de jours qui vous reviennent, les jours que vous avez demandés, ceux que vous avez pris et ceux qu'il vous reste. Vous pourrez visualiser sur un calendrier vos congés, ainsi que ceux du reste de votre équipe.

Concernant les absences, vos salariés pourront indiquer le type d'absence qu'ils demandent, qu'il s'agisse de quelques heures dans une même journée, ou d'une absence de plusieurs jours.

Oui. Le type d'horaire est attribué individuellement depuis la fiche de chaque salarié, vous pouvez donc combiner horaires fixes et flexibles selon chaque poste.

Vous créez un modèle, par exemple une semaine du matin et une autre de l'après-midi, et Clockio le répète automatiquement pendant le nombre de semaines dont vous avez besoin, pour le groupe de salariés que vous choisissez.

Vous pouvez activer une alerte critique quotidienne qui crée automatiquement une tâche en attente dès qu'elle détecte un manque de personnel pour couvrir une équipe.

Oui, vous pouvez modifier le planning jour par jour ou en bloc, autant de fois que nécessaire, et les changements se répercutent instantanément sur le calendrier de chaque salarié.

Sur leur propre calendrier personnel, aux côtés du reste de leurs informations : congés, absences et jours fériés.

Clockio calcule automatiquement le solde de chaque salarié en fonction de la convention collective, de l'ancienneté ou du type de contrat, sans avoir besoin de tableurs.

Oui. En tant que responsable ou administrateur, vous pouvez approuver ou rejeter les demandes en un clic depuis n'importe quel appareil, dès leur réception.

Vous pouvez configurer le report des jours à la période suivante, avec une date d'expiration, ou ajuster manuellement le solde avec un historique des motifs.

Chaque type d'absence peut être demandé par jour, demi-journée ou par heure, avec une limite configurable qui est automatiquement déduite du solde du salarié.

Oui, en définissant des conditions une seule fois grâce aux Workflows RH, sans que personne n'ait à examiner chaque demande manuellement.

Elle s'ajoute avec le salarié, la date, le nombre d'heures et un commentaire facultatif, aussi bien depuis le panneau d'administration que depuis le contrôle du temps de travail du salarié lui-même.

Oui, depuis le panneau d'administration vous pouvez filtrer par site, service, salarié ou équipe et une période donnée.

Dans sa vue hebdomadaire de contrôle du temps de travail, dans une ligne dédiée à côté des présences et des absences.

Oui, elles s'ajoutent au récapitulatif d'heures de la période sélectionnée et restent disponibles pour les rapports et la gestion de la paie.

Abonnez-vous à Clockio en choisissant la formule qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise. Une fois inscrits et les premières étapes de configuration réalisées, vous pourrez créer la fiche utilisateur de chacun de vos salariés.

Si votre nombre de salariés actifs a déjà atteint son maximum, ce qui n'arrivera probablement qu'avec la formule StartUp, il faudra passer à une formule supérieure, comme Pro ou Premium.

Rappelons que Clockio facture uniquement en fonction du nombre de salariés actifs.

Un salarié actif est celui qui doit actuellement enregistrer son temps de travail. Ainsi, tout utilisateur qui ne travaille plus dans l'entreprise, ou qui est en arrêt de travail à durée indéterminée, pourrait être configuré comme salarié inactif, puisqu'il n'est pas tenu d'enregistrer ses heures. C'est une façon de faire de la place aux nouveaux salariés.

Prenez une photo du ticket ou de la facture avec votre mobile, indiquez le montant et la catégorie, puis envoyez-le pour approbation. Sans papier ni tableur Excel.

Oui. En plus des tickets et factures, vous pouvez enregistrer des déplacements au kilomètre, avec le montant calculé automatiquement.

En tant que responsable ou administrateur, vous pouvez filtrer par site, service ou salarié, et approuver ou rejeter chaque dépense en un clic depuis n'importe quel appareil.

Oui, vous pouvez exporter les dépenses approuvées avec leurs justificatifs joints, prêtes à être transmises directement à la comptabilité.

Oui, en définissant des conditions une seule fois grâce aux Workflows RH, sans que personne n'ait à examiner chaque dépense manuellement.

Oui, chaque conversation fonctionne comme un chat : tous les participants peuvent y répondre directement.

Vous pouvez l'adresser à toute l'entreprise, à un site, à un service, à une équipe ou à des salariés spécifiques.

Sur le site web, par e-mail ou par notification Push/App, en combinant les canaux dont vous avez besoin.

Oui, vous pouvez lui fixer une date d'expiration facultative : passé ce jour, il cesse automatiquement de s'afficher.

Quatre : champ de texte libre, choix multiple avec les options que vous définissez, notation, et notation NPS (Net Promoter Score) avec des étiquettes personnalisées pour les valeurs minimale et maximale.

Vous pouvez choisir des destinataires précis : utilisateurs individuels, services entiers ou sites spécifiques, selon qui vous souhaitez interroger.

Oui. À la dernière étape de création, vous pouvez choisir "Lancer maintenant" ou "Lancer plus tard" et programmer la date d'envoi.

Oui, chaque sondage affiche sa progression de réponses et son statut (actif ou expiré) dans la liste, ainsi que la période durant laquelle il est ouvert.

Oui. Lors de la création d'une suggestion, le salarié peut activer l'interrupteur "Envoyer anonymement" : la proposition est publiée dans la liste sans indiquer qui l'a envoyée.

L'équipe RH, depuis "Gérer les propositions envoyées". Elle peut approuver ou rejeter une proposition directement, ou la soumettre au préalable au vote de toute l'équipe.

Lorsque les RH soumettent une suggestion au vote, tout salarié peut choisir "Pour" ou "Contre" et consulter le décompte en temps réel. Le vote peut être modifié tant que le scrutin reste ouvert.

Oui, dans "Liste des suggestions" tout salarié voit toutes les propositions de l'entreprise, avec leur statut (en attente, en cours de vote, approuvée ou rejetée) et, le cas échéant, le décompte des votes.

L'option d'afficher le nom est désactivée par défaut, mais c'est la personne qui signale qui décide : elle peut le laisser anonyme ou activer l'interrupteur et le soumettre sous son nom.

Avec le code identifiant et la date de création générés lors de l'envoi. Dans l'onglet "Suivi" vous saisissez ces deux informations, sans avoir besoin de vous connecter, pour consulter son état.

Seul le responsable désigné par l'entreprise, comme l'exige la loi de protection des lanceurs d'alerte (loi 2/2023), qui impose un canal de gestion indépendant et confidentiel.

Tout comportement ou action illicite ou inapproprié : du harcèlement au travail ou de la corruption jusqu'aux fuites de données, à la sécurité des produits ou à la protection de l'environnement, parmi d'autres catégories prévues par la loi.

Les catégories affichées par défaut couvrent les cas exigés par la réglementation, mais si votre entreprise en a besoin, des catégories supplémentaires personnalisées peuvent être créées.

Pas nécessairement. Si besoin, vous pouvez également déployer le canal de signalement sur une plateforme externe à Clockio, par exemple pour donner accès à des fournisseurs, clients ou autres personnes extérieures à l'entreprise.